FISCAL YEAR 2027 SUBCONTRACTS

In Fiscal Year 2027 (FY27), Birth to Five Illinois will issue $2.5 million in Subcontracts (not grants) to Local Early Childhood Collaborations, funded by the Illinois Department of Early Childhood (IDEC). Established Collaborations are invited to submit proposals to complete activities like coordinating developmental screening events in collaboration with community partners and facilitating opportunities for parent/caregiver-led outreach strategies.

APPLICATION

If you need assistance with the form or would like to receive information in a different language, please contact Birth to Five Illinois.

DEADLINE

The FY27 application will close at 11:00pm on September 22, 2026.

ELIGIBILITY

Local Early Childhood Collaborations are eligible to submit proposals. Birth to Five Illinois defines a Local Early Childhood Collaboration as community partners like caregivers, small business owners, and educators, working as a collective to improve local early learning and care opportunities for families. All Our Kids (AOK) Networks are not eligible to apply.

AMOUNT

Collaborations may submit proposals for up to $75,000 in alignment with the proposed activities.  

REQUIREMENTS

• Collaborations must meet the requirements of becoming a subcontractor. This includes completion of Standard Illinois Certifications and Financial Disclosures and Conflicts of Interest forms. 

• Employer Identification Number (EIN). 

• Subcontractors will submit Monthly Expense Reports by the 10th of each month.   

FUNDABLE ACTIVITIES

• Aligning Coordinated Intake and referrals across systems. (e.g., Integrated Referral and Intake System (IRIS).)

• Coordinating developmental screening events in collaboration with community partners.

• Conducting outreach to families with children from birth to age five to share resources and engage/enroll in programming.

• Translating Early Childhood Education and Care (ECEC) resource materials with cultural sensitivity into the common languages of local communities.

• Providing in-person interpretation during ECEC Collaboration meetings and events.

• Creating partnerships with institutions of higher learning and programs like the Gateways to Opportunity ECE Credential Level 1 for high school to address ECEC workforce challenges.

• Maintaining updated online and physical resource banks for families with children from birth to age five.

• Creating and distributing resources and engagement kits for families with newborn babies.

• Leading coordination between school districts, foundations, nonprofits, child care providers, and other business owners around ECEC issues.

• Providing training opportunities for parents and caregivers to help them support child development.

• Facilitating opportunities for parent/caregiver-led outreach strategies.

PAYMENTS

• The subcontracts are paid on a reimbursement basis. Advance payments will not be approved.  

• Reimbursement will be based on submitted Monthly Expense Reports with a 30-day lag. (i.e., January expenses would be reported by February 10 and reimbursed in March.) 

NOT ALLOWABLE EXPENSES

• Food

• Gift cards

INFORMATIONAL WEBINAR

Join Birth to Five Illinois for an informational webinar about Subcontracts for Early Childhood Collaborations on Tuesday, September 1, 2026, at 10:00am. The webinar will be recorded and posted.

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQs)

• What is a Local Early Childhood Collaboration?

  Birth to Five Illinois defines a Local Early Childhood Collaboration as community partners like caregivers, small business owners, and educators, working as a collective to improve local early learning and care opportunities for families. 

• Will former subcontractors of Birth to Five Illinois automatically receive subcontracts in FY27?

  No. Subcontracts will be issued based on the submissions received. Any interested Collaborations will need to submit a proposal and be selected for funding.

• Why are All Our Kids Networks (AOKs) ineligible for Birth to Five Illinois Funding?

  AOKs operate as a collaborative effort between the Illinois State Board of Education (ISBE) and the Illinois Department of Human Services (IDHS) and receive funding from the State through IDHS. Birth to Five Illinois has chosen to focus its limited funding on the Collaborations who do not receive sustained funding from the State.

• Will expenses be reimbursed retroactively to July 1, 2026?

  No, expenses will not be retroactively reimbursed. Expenses that occur after the subcontract starts will be reimbursed.

• Is Grant Accountability and Transparency Act (GATA) qualification required?

  No. Since these are subcontracts not grants, GATA qualification is not required.  

• If our Collaboration received a 2026 Planning Grant, are we eligible to apply for an FY27 subcontract?

  No. Recipients of 2026 Planning Grants are not eligible to apply for FY27 Subcontracts. Our 2026 Planning Grants run through February 2027.

• When will the Collaborations be notified of awards?

  Recipients will be notified in October 2026, and the subcontracts will run through June 30, 2027.

• When will the FY27 Subcontracts begin?

  We anticipate sending award notifications in October. Each subcontract will be executed individually, so each recipient will have their own start date.

• What are some examples of indirect costs?

  Indirect costs are for things you would need in order employ individuals at your place of business. It could be the lights, heat, office space, etc. Indirect costs are not chargeable to the subcontract.

• Is rent considered an indirect cost?

  If you are paying for space for a specific date because you are convening people for activities related to the subcontract, you could charge that portion of the cost to the subcontract. If it is general rent for operations, that would be considered an indirect cost, which could not be charged to the subcontract.

• Is rent for storage considered an operating expense?

  We would have to talk about why you would need storage. You will select specific activities from the list in the application, so if there is an activity for which you would need storage we could discuss. If the storage is for your own general operations, you could not charge that to the subcontract.

• Since we are submitting for two health departments, if selected, would the amount be split between the two? Or is that considered subcontracting?

  If this were a grant, we would ask you to submit it collaboratively and let you split it. However, because this is for a subcontract, we need you to submit two separate proposals.

• Must we have an Early Childhood Collaboration certificate?

  You do not need to have any type of certificate to say that you are an Early Childhood Collaboration. If you are questioning whether you are a Collaboration, contact us, and we will have a conversation.

CONTACT

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FY26 SUBCONTRACTORS

FY25 SUBCONTRACTORS

SUBCONTRATOS DEL AÑO FISCAL 2027

En el año fiscal 2027 (FY27), Birth to Five Illinois otorgará 2,5 millones de dólares en Subcontratos (no subvenciones) a Colaboraciones Locales de la Primera Infancia, financiados por el Departamento de Primera Infancia de Illinois (IDEC). Se invita a las Colaboraciones establecidas a presentar propuestas para completar actividades como la coordinación de eventos de evaluación del desarrollo en colaboración con socios comunitarios y la facilitación de oportunidades para estrategias de divulgación dirigidas por padres y cuidadores.

SOLICITUD

Si necesita ayuda con el formulario o desea recibir información en otro idioma, por favor comuníquese con Birth to Five Illinois.

FECHA LÍMITE

La solicitud de FY27 se cerró a las 11:00pm del 22 de septiembre de 2026.

ELEGIBILIDAD

Las Colaboraciones Locales de la Primera Infancia son elegibles para presentar propuestas. Birth to Five Illinois define una Colaboración Local para la Primera Infancia como socios comunitarios como cuidadores, propietarios de pequeñas empresas y educadores que trabajen como un colectivo para mejorar las oportunidades locales de aprendizaje temprano y cuidado para las familias. Las redes All Our Kids no pueden presentar solicitudes.

CANTIDAD

Las Colaboraciones podrán presentar propuestas por hasta 75,000 dólares en consonancia con las actividades propuestas.  

REQUISITOS

• Las Colaboraciones deben cumplir con los requisitos para convertirse en subcontratista. Esto incluye completar las Certificaciones Estándar de Illinois y los formularios de Divulgaciones Financieras y Conflictos de Intereses. 

• Número de identificación del empleador (EIN). 

• Los subcontratistas presentarán informes de gastos mensuales antes del día 10 de cada mes.  

ACTIVIDADES FINANCIABLES

• Alineación de admisiones y derivaciones coordinadas entre sistemas. (por ejemplo, el Sistema Integrado de Referencia y Admisión (IRIS, por sus siglas en inglés).

• Coordinar eventos de evaluación del desarrollo en colaboración con socios comunitarios.

• Realizar actividades de difusión comunitaria para familias con niños desde el nacimiento hasta los cinco años para compartir recursos y que participen o se inscriban en los programas.

• Traducir los materiales de recursos de Educación y Cuidado de la Primera Infancia (ECEC, por sus siglas en inglés) con sensibilidad cultural a los idiomas comunes de las comunidades locales.

• Proporcionar interpretación en persona durante las reuniones y eventos de Colaboraciones de ECEC.

• Crear asociaciones con instituciones de educación superior para abordar los desafíos de la fuerza laboral de ECEC.

• Mantener actualizados bancos de recursos físicos y en línea para familias con niños desde el nacimiento hasta los cinco años.

• Crear y distribuir recursos y kits de participación para familias con bebés recién nacidos.

• Liderar la coordinación entre distritos escolares, fundaciones, organizaciones sin fines de lucro, proveedores de cuidado infantil y otros propietarios de negocios en torno a temas de ECEC.

• Brindar oportunidades de capacitación para padres y cuidadores para ayudarlos a apoyar el desarrollo infantil.

• Facilitar oportunidades para estrategias de difusión dirigidas por padres o cuidadores.

PAGOS

• Los subcontratos se pagan mediante reembolso. No se aprobarán pagos por adelantado.  

• El reembolso se basará en los informes de gastos mensuales presentados con un desfase de 30 días (es decir, los gastos de enero se informarían el 10 de febrero y se reembolsarían en marzo). 

GASTOS NO AUTORIZADOS 

• Alimentos 

• Tarjetas de regalo 

SEMINARIO WEB INFORMATIVO

Acompañe a Birth to Five Illinois en un seminario web informativo sobre Subcontratos para Colaboraciones Locales de la Primera Infancia, el martes 1 de septiembre de 2026 a las 10:00 a. m. El seminario web se grabará y se publicará posteriormente.

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Qué es una Colaboración Local para la Primera Infancia?

  Birth to Five Illinois define las Colaboraciones Locales para la Primera Infancia como socios tales como cuidadores, propietarios de pequeñas empresas y educadores, que trabajan de forma colectiva para mejorar las oportunidades locales de aprendizaje y atención temprana para las familias.

• ¿Recibirán automáticamente subcontratistas los antiguos beneficiarios de Birth to Five Illinois en FY27?

  No. Los subcontratos se emitirán en función de las propuestas recibidas. Las Colaboraciones interesadas deberán presentar una propuesta y ser seleccionadas para recibir financiamiento. 

• ¿Por qué las redesde primera infancia All Our Kids (AOK) no son elegibles para recibir fondos de Birth to Five Illinois?

  AOKs operan como un esfuerzo de colaboración entre la Junta de Educación del Estado de Illinois (ISBE) y el Departamento de Servicios Humanos de Illinois (IDHS) y reciben fondos del Estado a través de IDHS. Birth to Five Illinois ha optado por centrar su limitada financiación en las Colaboraciones que no reciben financiación sostenida del Estado.6

• ¿Se reembolsarán los gastos de forma retroactiva al 1 de julio de 2026?

  No, los gastos no se reembolsarán de forma retroactiva. Se reembolsarán los gastos que se produzcan una vez iniciado el subcontrato.   

• ¿Es necesaria la calificación de la Ley de Responsabilidad y Transparencia de Subvenciones (GATA)?

  No. Dado que se trata de subcontratos y no de subvenciones, no se requiere la calificación GATA.  

• Si nuestra Colaboración recibió una Subvención Monetaria de Planificación en 2026, ¿somos elegibles para solicitar un subcontrato para el año fiscal 2027?

  No. Los beneficiarios de las Subvenciones Monetarias de Planificación del año fiscal 2026 no son elegibles para solicitar subcontratos para el año fiscal 27. Nuestras Subvenciones Monetarias de Planificación 2026 se extenderán hasta febrero de 2027.

• ¿Cuándo se notificarán las adjudicaciones a las Colaboraciones?

  Los beneficiarios serán notificados en octubre de 2026 y los subcontratos se extenderán hasta el 30 de junio de 2027.

• ¿Cuándo comenzarán los subcontratos del año fiscal 26?

  Prevemos enviar notificaciones de adjudicaciones en octubre. Cada subcontrato se ejecutará de forma individual, por lo que cada beneficiario tendrá su propia fecha de inicio.

• ¿Cuáles son algunos ejemplos de costos indirectos?

  Los costos indirectos son las cosas que usted necesitaría para emplear personas en su lugar de trabajo. Podrían ser las luces, la calefacción, el espacio de oficina, etc. Los costos indirectos no son imputables al subcontrato.

• ¿La renta se considera un costo indirecto?

  Si está pagando por un espacio para una fecha específica porque va a convocar a personas para actividades relacionadas con el subcontrato, podría cargar esa parte del costo al subcontrato. Si se trata de una renta general de operación, eso se consideraría un costo indirecto, que no podría cargarse al subcontrato.

• ¿La renta de espacio de almacenamiento se considera un gasto operativo?

  Tendríamos que hablar de por qué necesitaría almacenamiento. Usted seleccionará actividades específicas de la lista en la aplicación, por lo que si hay una actividad para la que necesitaría almacenamiento, podremos analizarla. Si el almacenamiento es para sus propias operaciones generales, no podrá cargarlo al subcontrato.

• Dado que estamos presentando solicitud por dos departamentos de salud, si somos seleccionados, ¿el monto se dividirá entre los dos? ¿O eso se considera subcontratación?

  Si se tratara de una subvención, le pediríamos que la presentara de forma colaborativa y le permitiríamos dividirla. Sin embargo, como se trata de un subcontrato, necesitamos que envíe dos propuestas por separado.

• ¿Debemos tener un certificado de Colaboración de la Primera Infancia?

  No es necesario tener ningún tipo de certificado para poder afirmar que se es una Colaboración de la Primera Infancia. Si tiene dudas sobre si su operación constituye una Colaboración, contáctenos y tendremos una conversación sobre ello.

CONTACTO

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Comuníquese con Birth to Five Illinois si tiene alguna pregunta. 

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